Comment rédiger un compte rendu de réunion ?

compte rendu de réunion

Le compte rendu de réunion a pour but de décrire les actions entreprises par les participants à la réunion. Cela ne consiste pas à prendre des notes.

Que vous ayez été chargé de prendre des notes pour un comité ou que vous ayez été nommé secrétaire du conseil d’administration de votre organisation, la préparation des comptes rendu de réunion ne doit pas être une tâche ardue. Ils servent de plan, d’enregistrement écrit pour toute personne incapable d’assister, et à utiliser pour référence future. Lorsqu’il est bien rédigé et que vous utilisez un bon modèle de compte rendu de réunion, le compte rendu est un outil de communication essentiel pour votre organisation. Voici quelques conseils et idées qui vous aideront à commencer à rédiger et à préparer des comptes rendus de réunion efficaces.

Compte rendu de réunion : qu’est-ce que c’est ?

C’est le compte rendu écrit de tout ce qui s’est passé au cours d’une réunion. Il est utilisé pour informer les personnes qui n’ont pas assisté à la réunion, ou pour garder une trace de ce qui a été décidé pendant la réunion afin que vous puissiez le revoir et l’utiliser pour éclairer les décisions futures.

Les étapes suivantes doivent être incluses dans la rédaction d’un compte rendu de réunion :

  • Pré-planification
  • Enregistrement – lors de la réunion
  • Rédaction ou transcription de procès-verbaux
  • Distribution ou partage des comptes rendus de réunion
  • Classement ou stockage des minutes pour référence future

Dans certains cas, le compte rendu de réunion peut être requis pour des raisons juridiques. Un exemple de ceci est lorsque les règlements locaux l’exigent pour certains types d’organisations. De plus, il peut être requis pour des réunions disciplinaires avec des employés. Prendre l’habitude de rédiger un compte rendu de réunion est une bonne pratique.

Quel est le but d’un compte rendu de réunion ?

Vous ne devriez pas être intimidé par le terme « minutes », car il est en fait un peu trompeur. Après tout, votre comité ou votre conseil d’administration ne veut pas ou n’a pas besoin d’un compte rendu de ses délibérations minute par minute. Mais il est important de capturer l’essence de la réunion, y compris des détails tels que les décisions prises (motions faites, votes, etc.) ; les prochaines étapes prévues ; l’identification et suivi des actions.

Le compte rendu de réunion est une mention concrète de la réunion pour ses participants. C’est aussi une source d’information pour ceux qui n’ont pas pu y assister. Dans certains cas, les comptes rendu de réunion peuvent servir de point de référence. Par exemple, lorsque les résultats d’une réunion ont un impact sur d’autres activités ou projets de collaboration au sein de l’organisation. Les minutes peuvent servir à informer ou rappeler les personnes des tâches qui leur sont assignées ou des échéanciers.

Quel est l’ordre du jour d’une réunion ?

Il est indispensable d’avoir une copie de l’ordre du jour de la réunion. Cela vous servira de plan ou guide pour prendre des notes. Il est essentiel à la préparation du procès-verbal et à la configuration de votre projet. En outre, l’avis de réunion ou l’ordre du jour donne aussi des informations qui devront être indiquées dans le compte rendu de réunion, telles que les documents qui sont distribués lors de la réunion ou envoyés avec l’ordre du jour, les noms de tous les conférenciers ou les invités. Pour référence future et dans le but de partager avec les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion, des copies des documents doivent être gardées.

Lorsque vous assumez un nouveau rôle en tant que rapporteur ou secrétaire, assurez-vous de demander au président du comité ou du conseil quelles sont ses attentes par rapport à votre rôle pendant la réunion, ainsi que le type de détails qu’il attend dans compte rendu.

 

 

 

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